Regler for kommunikation mellem lejer og udlejer

Det er ikke ligegyldigt, hvordan du giver skriftlige meddelelser til lejer. Læs her nærmere om reglerne for digital kommunikation, brevpost og hvad du skal være særlig opmærksom på, når det gælder bevisbyrde og modtagelsestidspunkter.

Den 1. januar 2019 trådte nye regler i lejeloven i kraft. Det betyder, at lejer og udlejer som udgangspunkt skal kommunikere ved hjælp af digital kommunikation. Dette er i stedet for brev, som før var den primære kommunikationsmetode. Der er dog stadig enkelte tilfælde, hvor reglerne fortsat kræver, at kommunikationen foregår per post.

De nye regler betyder blandt andet, at du som udlejer nu gerne må sende varslinger om huslejestigning, forbrugsregnskab m.m. via mail.

Som udgangspunkt gælder de nye regler om digital kommunikation alle, så længe både du og lejer er i besiddelse af hinandens mailadresser. Er I ikke det, skal I fortsat kommunikere ved hjælp af post. Som loven forklarer det, skal der nemlig indgås en aftale om kommunikation med en bestemt mail-adresse.

Hvis du ikke ønsker digital kommunikation

Både du og din lejer kan med en varsel på en måned til den første hverdag i en måned, som ikke er helligdag, forlange at blive fritaget fuldstændig fra digital kommunikation.

Hvis din lejer er fritaget for at modtage post Digital Post fra det offentlige, har vedkommende også mulighed for at blive fritaget for den digitale kommunikation. Denne fritagelse er dog gældende fra det øjeblik, hvor du er gjort bevidst herom.

Undtagelser

Du skal dog være opmærksom på, at der med de nye regler om digital kommunikation, også medfølger et par undtagelser. Tre typer meddelelser skal nemlig fortsat sendes med almindelig post. Det gælder:

  • Meddelelser vedrørende udlejers opsigelse af lejeforholdet. Dette gælder dog ikke, hvis udlejer selv bor i lejemålet, og fremlejer et værelse.
  • Ved lejers indsigelse mod udlejers opsigelse. Her er fremlejede lejemål også undtaget.
  • Hvis udlejer sender rykkere på lejers manglende betaling af husleje.

En af disse meddelelser kan dog godt blive anset som gyldig i tilfælde, hvor du eller lejer vælger at svare tilbage på hinandens mails, og på den måde viser, at I har modtaget henvendelsen.

Hvem er ansvarlig for at mailen er kommet frem?

Bevisbyrden for at meddelelsen er kommet frem til modtageren, påhviler afsender, uanset om der er tale om brevpost eller digital kommunikation. Det anbefales derfor at fremsende vigtige meddelelser som rekommanderet (anbefalet) brev eller med afleveringsattest, således at det kan bevises, at disse er kommet frem til modtageren.

Skulle det f.eks. ske, at en mail havner i spamfilteret, anses den ikke som modtaget. I sådan et tilfælde bærer afsenderen af mailen risikoen for, at meddelelsen ikke er kommet frem. Derfor anbefales det altid, at du er opsøgende over for din lejer, så du kan få afklaret om mailen er kommet frem. Hører du ikke fra din lejer inden for nogle dage, kan det derfor være en god idé at ringe for at høre, om vedkommende har modtaget mailen.

Sagen er derimod en anden, hvis du ikke oplyser din lejer om et mailskifte, og vedkommende f.eks. sender dig en opsigelse af lejemålet. I sådan et tilfælde er opsigelsen stadig gældende, også selvom du ikke har set mailen. Årsagen til dette er, at din lejer ikke kan vide, at du er holdt op med at bruge mailen.

Brevpost

Er der en meddelelse, som du efter reglerne skal sende til udlejer som brevpost, skal du være opmærksom på, at der ofte er lang leveringstid på almindelig brevpost. Den lange leveringstid kan få stor betydning, da modtagelsestidspunktet er vigtigt. En opsigelse gælder eksempelvis først fra modtagelsestidspunktet.

Er det vigtigt, at dit brev når hurtigt frem til lejer, bør du derfor sende det som rekommanderet (anbefalet) Quickbrev. Quickbreve bliver som udgangspunkt leveret fra dag til dag på alle hverdage. Du skal dog være opmærksom på, at det ikke er alle Quickbreve, som ifølge PostNord, når frem dagen efter. Dette skyldes, at nogle posthuse får afhentet den indleverede post, inden det pågældende posthus lukker. Hvis du afleverer dit Quickbrev på posthuset, efter at den indleverede post er blevet afhentet, kommer brevet altså ikke frem til modtageren efter 1, men 2 hverdage. Det kan derfor være en god idé at spørge på posthuset, hvornår brevet vil blive leveret til modtageren, så du kan være sikker på, at dit brev når frem til tiden.